Cuando una empresa opera a gran escala, hay procesos que se vuelven tan transaccionales que empiezan a pesar más de lo que deberían.
Eso fue lo que estaba viviendo MITTA, una compañía con más de 60 años en el mercado chileno, una flota de 27.000 vehículos y una operación que funciona de forma continua. Con más de 80 sucursales y talleres distribuidos a lo largo de todo Chile, el área de Compras debía gestionar miles de solicitudes que se transformaban en órdenes de compra.
Aunque el proceso funcionaba, ya no era sostenible hacerlo de manera manual.
Demasiados datos.
Demasiadas validaciones.
Demasiado tiempo invertido en tareas operativas.
Fue ahí donde apareció una oportunidad clara de automatizar.
En este blog te contamos cómo MITTA, junto a Robotipy y Rocketbot, desarrolló un bot que hoy emite órdenes de compra automáticamente, valida información, notifica a los usuarios y acelera un proceso crítico que antes dependía completamente del tiempo humano.
Un proceso complejo que necesitaba una nueva forma de ejecutarse
MITTA opera en industrias donde la continuidad es clave.
Para mantener activa una flota de miles de vehículos, el área de Compras procesa un volumen muy alto de solicitudes internas provenientes de distintas áreas. Ese nivel de transaccionalidad generaba tres problemas evidentes:
- Tiempos variables, según la disponibilidad del equipo.
- Ingreso manual de datos, con posibilidad de errores.
- Retrasos en la emisión de órdenes críticas para la operación.
El equipo de Compras vio una oportunidad clara: si lograban automatizar la emisión de órdenes de compra, podrían liberar tiempo para dedicarse a actividades de mayor valor, como negociaciones, licitaciones y análisis.
Decidieron hacerlo junto a Robotipy, utilizando Rocketbot como plataforma, en lo que se convirtió en su primer proyecto de automatización.
La solución: un bot que recibe, valida, genera y notifica
El proceso comienza con un template de Excel especialmente diseñado, que los usuarios completan y envían a una casilla de correo definida.
Desde ese punto, la automatización se encarga del flujo completo:
- Recepción automática de solicitudes
El bot monitorea la casilla de correo y descarga cada archivo apenas llega. - Validación de datos
Revisa la consistencia de la información.
Si detecta inconsistencias, notifica al usuario indicando exactamente qué debe corregir para volver a ejecutar el proceso. - Emisión automática en el ERP
Una vez que el archivo está validado, el bot ingresa al ERP, traspasa los datos, genera la solicitud de pedido y activa el flujo de liberaciones definido por la compañía.
Tras la validación interna del equipo de Compras, el ERP emite automáticamente la orden de compra. - Notificaciones y seguimiento
El bot realiza seguimiento permanente a la orden generada, verifica su estado y notifica al usuario cuando la orden es aprobada y emitida.
Todo esto ocurre sin intervención manual en la ejecución del proceso.
Resultados: velocidad, precisión y operación continua
Desde su implementación, el bot ha emitido más de 100 órdenes de compra y tiene el potencial de automatizar hasta 40.000 órdenes de servicio al año.
Los beneficios se sienten en distintos niveles:
Disponibilidad 24/7
La automatización opera de forma continua. Si un usuario envía una solicitud fuera del horario laboral, el proceso se ejecuta igualmente.
Hasta 200 veces más rápido que el flujo manual
El ingreso de datos al ERP, que antes tomaba entre 2 y 5 minutos por solicitud, hoy ocurre en 30 segundos o menos.
Sin necesidad de licencias adicionales
El bot opera con sus propias credenciales. Los usuarios no requieren accesos especiales a los sistemas.
Validaciones que elevan la calidad del proceso
El bot detecta errores, guía al usuario y evita que solicitudes incompletas o inconsistentes ingresen al ERP.
Mejor experiencia para los equipos
El área de Compras puede dedicar su tiempo a tareas estratégicas, en lugar de transcribir información.
Todo esto alineado con la estrategia TI 2027 de MITTA, enfocada en eficiencia operacional, digitalización, modernización del ERP, gobierno TI y transformación de procesos.
Un proceso intuitivo, adoptado sin fricción
Durante las capacitaciones, los usuarios destacaron que el flujo es claro, fácil de usar e intuitivo, con un nivel de complejidad bajo.
La estandarización del archivo, junto con las validaciones automáticas, facilitó la adopción desde el primer día.
Este proyecto marcó el inicio. MITTA ya identificó nuevas oportunidades de automatización en procesos relacionados con flota y otras áreas internas.
Lo que ocurre cuando un proceso deja de depender del tiempo humano
La experiencia de MITTA refleja algo que hoy sigue ocurriendo en muchas organizaciones de Latinoamérica:
Cuando un proceso repetitivo se automatiza correctamente, los equipos dejan de apagar incendios y pueden enfocarse en crear valor.
Si hoy tu organización todavía depende de:
- ingreso manual de datos,
- validaciones hechas a mano,
- tiempos muertos esperando aprobaciones,
- procesos que avanzan solo cuando alguien los impulsa,
este es el tipo de automatización que cambia el ritmo completo de una operación.
Empieza el 2026 con procesos más rápidos, precisos y sin trabajo repetitivo
MITTA lo comprobó: automatizar un proceso crítico puede multiplicar su velocidad y liberar horas valiosas para actividades estratégicas.
Si quieres que tu empresa llegue al próximo año operando con mayor agilidad, este es un buen momento para actuar.
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